FUNCTIE OMSCHRIJVING: Als Executive Secretarie ben je de rechterhand van een senior manager of uitvoerend directeur binnen een organisatie. Je speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van de executive en draagt bij aan een efficiënte werking van de kantooromgeving. Als Executive Secretarie ondersteun je de uitvoerende leider van de organisatie en draag je bij aan de efficiënte werking van het kantoor. Je speelt een belangrijke rol bij het beheren van tijd, informatie en communicatie om de productiviteit van de executive te optimaliseren. TAKEN: Agendabeheer: Beheren van de agenda van de executive, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en zakenreizen. Correspondentie: Beheren van e-mails, telefoongesprekken en andere communicatie namens de executive, en zorgen voor tijdige en passende reacties. Documentbeheer: Opstellen, bewerken en archiveren van zakelijke documenten, rapporten en presentaties. Reisregelingen: Plannen en coördineren van reisarrangementen, inclusief vluchten, accommodatie en vervoer. Notuleren: Notuleren tijdens vergaderingen, conferenties en andere bijeenkomsten en het opstellen van samenvattingen en actiepunten. Administratieve ondersteuning: Ondersteunen bij administratieve taken zoals het beheren van onkostenrapporten, het verwerken van facturen en het bijhouden van dossiers. Vertrouwelijkheid: Zorgen voor strikte vertrouwelijkheid van gevoelige informatie en documenten. Facilitair beheer: Coördineren van kantoorbenodigdheden, faciliteiten en diensten om een goed functionerende werkplek te garanderen. Communicatie: Fungeren als een schakel tussen de executive en interne/externe belanghebbenden, en zorgen voor duidelijke en effectieve communicatie. Prioriteiten stellen: Het beoordelen van de urgentie en belangrijkheid van taken en prioriteiten stellen in overleg met de executive. Projectondersteuning: Bieden van ondersteuning bij specifieke projecten en initiatieven zoals evenementenplanning en projectcoördinatie. Requirements KWALIFICATIES & EISEN: Leeftijd: 25 Jaar+ Werkervaring: minimaal 1-2 jaren in Personal Assistant rol Beschikbaarheid: Maandag t/m Vrijdag van 08:00u-16:30u Diploma in administratie, secretariële studies of een gerelateerd vakgebied. Ervaring als executive secretarie of in een vergelijkbare ondersteunende rol. Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail. Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Vermogen om te werken met vertrouwelijke informatie en gegevens. Bekwaamheid in kantoortechnologie en software, zoals MS Office. Efficiëntie en multitaskingvermogen om te kunnen omgaan met diverse taken en verantwoordelijkheden. Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te werken. Klantgerichtheid en professioneel gedrag in het omgaan met interne en externe contacten. Als Executive Secretarie ondersteun je de uitvoerende leider van de organisatie en draag je bij aan de efficiënte werking van het kantoor. Je speelt een belangrijke rol bij het beheren van tijd, informatie en communicatie om de productiviteit van de executive te optimaliseren. Vermogen om volledige aandacht te schenken aan wat anderen zeggen en actief op zoek te gaan naar manieren om mensen te helpen. Vermogen om acties aan te passen in relatie tot de acties van anderen, en om je eigen tijd en de tijd van anderen te beheren COMPETENTIES: Integriteit — De functie vereist eerlijkheid en ethisch gedrag. Aandacht voor detail — De functie vereist zorgvuldigheid bij het omgaan met details en grondigheid bij het voltooien van taken. Betrouwbaarheid — De functie vereist betrouwbaarheid, verantwoordelijkheid en het nakomen van verplichtingen. Samenwerking — De functie vereist vriendelijk en coöperatief gedrag naar anderen op het werk en het tonen van een goedmoedige, coöperatieve houding. Medeleven met Anderen — De functie vereist gevoeligheid voor de behoeften en gevoelens van anderen en begripvol en behulpzaam gedrag op het werk. Benefits WIJ BIEDEN AAN: Pensioen en Ziektekosten Regeling Uniform Educatieve Financiering Interne Leningsmogelijkheden Prestatie & Jaarbonussen